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En juillet 2020, la meilleure amie de Kathleen Voge (diplômée du Programme Grande École en 2017) lui envoie une offre d’emploi pas comme les autres et lui conseille de tenter sa chance. Il s’agit d’intégrer l’équipe organisatrice des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 (JOP 2024) ! En préparant ses entretiens, elle découvre un projet passionnant, avec des valeurs communes aux siennes : créativité, exigence et partage. Elle envoie sa candidature sans trop y croire et décroche le poste. Trois ans plus tard, particulièrement fière de contribuer à cette aventure humaine et historique, elle nous emmène dans les coulisses d’un événement qui accueillera 13,5 millions de spectateurs, 206 nations et près de 15 000 sportifs dès le 26 juillet.

Qu’est-ce qui vous a donné envie de rejoindre l’équipe organisatrice des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 ?

Sans doute le fait qu’il s’agisse d’un projet qui ne ressemble à aucun autre : il démarre de rien, s’achève à une date précise puis disparaît. Il n’en restera que des souvenirs et des moments partagés. Prendre part à cette expérience et vivre une telle aventure ne se produit qu’une fois dans une vie professionnelle. Au cours des trois années qui viennent de s’écouler, j’ai notamment été marquée par la croissance de la taille de notre équipe qui en dit long sur l’ampleur et les enjeux de l’événement : nous étions 400 en 2021, nous serons plus de 4 000 pendant les Jeux…

Quels postes avez-vous occupés depuis votre arrivée en janvier 2021 ?

J’ai débuté au sein de la direction de la Planification et Coordination où j’étais en charge du suivi des différents jalons avec les Directions Opérationnelles. Je devais m’assurer que tout avançait au bon rythme et en cas de retard, faire en sorte que les blocages ou risques soient remontés au bon niveau. Cette vision à 360 m’a permis d’appréhender l’ensemble des interactions et des enjeux de chaque interlocuteur.
Depuis février 2023, je suis Coordinatrice de la zone de Paris Centre qui regroupe des sites emblématiques (place de la Concorde, Grand Palais, Pont Alexandre III, les Invalides, Champ de Mars, Tour Eiffel, Trocadéro, Hôtel de Ville), mais aussi les deux cérémonies d’ouverture et les épreuves sur route comme le marathon. Mon rôle reste globalement le même, mais à une échelle plus opérationnelle puisque j’accompagne les équipes sites sur la planification, les tâches à réaliser, l’identification et le suivi des risques, etc. J’ai deux personnes sous ma responsabilité et la zone de Paris Centre regroupe un peu plus de 200 collaborateurs à l’heure actuelle.

Quelles phases principales ont rythmé le quotidien du comité au cours des dernières années ? Où en êtes-vous ?

Le point de départ a été la définition d’une stratégie avec une vision globale et les principaux objectifs. La phase de planification est ensuite intervenue pour scinder ces objectifs en plusieurs sous-projets, avec des échéances à respecter. Cette dernière a été la plus longue puisque nous sommes allés très loin dans les détails.
Depuis l’été 2023, nous sommes dans une phase de « readiness » et de montée en puissance où nous formons chaque équipe pour être tous prêts le jour J. Cela passe par des tests grandeur nature, des exercices de simulation et beaucoup de formation. En parallèle, il y a la phase de livraison : on construit et on installe. La prochaine étape sera bien entendu le coup d’envoi des Jeux le 26 juillet, avant la dernière : la dissolution du comité.

Quel sera le défi le plus important ?

Sur ma zone, certainement le montage des sites puisque rien n’existe encore. La ville va petit à petit se transformer, le quotidien des riverains sera impacté et notre principal défi collectif concernera leur acceptation du projet. Nous avons un gros travail de pédagogie et de communication à opérer pour faire de cet événement non pas une contrainte mais une grande fête populaire qui rassemble et dont nous avons tous besoin actuellement.

Comment gérez-vous la pression face à de tels enjeux ?

Trouver le bon équilibre entre l’urgent et l’essentiel, tout comme prendre du recul alors que tout va très vite, est un défi quotidien. Par chance, nous sommes entourés de personnes qui ont déjà travaillé sur des éditions antérieures ou d’autres événements d’envergure : leur expérience est précieuse. La charge de travail et le rythme sont bien entendu élevés mais je me sens portée par une dynamique collective et la passion qui nous anime tous. Malgré tout, je veille à ne pas me laisser happer et à me fixer des limites pour conserver un équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Pas question de commencer les Jeux en étant épuisée !

Organiser, c’est également prévoir les risques. Lesquels avez-vous identifiés et comment y répondez-vous ?

Ils concernent des sujets aussi variés que les fortes chaleurs en cas d’épisode caniculaire et l’impact sur nos différentes populations (spectateurs, athlètes, workforce, etc.), la sécurité pendant les cérémonies ou les compétitions ou encore les cyber-attaques dont nous sommes déjà la cible. Chacun de ces risques est identifié depuis plusieurs mois, voire plusieurs années, et nous travaillons sans relâche pour que la probabilité qu’ils surviennent soit la plus proche de zéro. Nous préparons notamment des plans de contingence, avec les réponses à apporter et la marche à suivre. Nous les répétons régulièrement pour qu’ils deviennent des réflexes et des automatismes le jour J, en cas de besoin.

Comment prenez-vous en compte les enjeux liés au développement durable, de plus en plus importants aux yeux du grand public ?

Contrairement à d’autres éditions, nous construisons seulement deux nouveaux sites ainsi que le Village. 95% des sites Paris 2024 sont déjà existants ou seront temporaires. Un maximum d’entre eux seront équipés de fontaines à eau et nous réduisons par deux l’utilisation de plastique à usage unique. On ne s’en rend pas forcément compte mais la plupart des mesures que nous mettons en place sont une grande première. Nous ne prétendons pas être parfaits mais nous espérons montrer la bonne direction pour que le niveau d’exigence soit encore plus élevé à l’avenir.

Quel a été votre souvenir le plus marquant de ces trois dernières années ?

Sans hésiter les tests « events » grandeur nature de l’été dernier avec les épreuves de Coupe du Monde de Triathlon, en présence des meilleurs athlètes mondiaux. La pression était énorme, nous nous sommes parfois fait peur mais nous avons atteint nos objectifs, avec un vrai sentiment de fierté partagée. Ce succès a rassuré tout le monde et nous a permis de faire le point sur ce qu’il nous restait à travailler à un an de l’échéance. Dans un tel contexte, la formation IÉSEG m’est d’ailleurs d’un grand secours : l’adaptabilité grâce aux expériences à l’étranger, mais aussi les nombreux stages en entreprise avec une montée en puissance progressive au fil des années, m’ont appris à me sentir à l’aise face à des situations et des interlocuteurs très différents.

Cet article a été rédigé par Luna Créations pour le magazine IÉS #18, le magazine de IÉSEG Network, l’association des diplômés de l’École.